Coaching
Mediacje
Rozwój osobisty
Sklep internetowy

System rezerwacji sesji coachingowych zintegrowany z e-commerce i narzędziami online.

Zobacz, jak rozszerzyliśmy istniejącą stronę pierwszego w Polsce Certyfikowanego Coacha Rozwodowego o zaawansowany system rezerwacji sesji. WooCommerce, kalendarz Google, Zoom, mailing i płatności – wszystko płynnie zintegrowane z obecną stroną. Plus moduł sprzedaży ebooków.

Klient

Solarska - Certyfikowany Coach Rozwodowy

Branża

Coaching
Mediacje
Rozwój osobisty
Sklep internetowy

Technologia

Booking System
Google Calendar Integration
WooCommerce
Zoom Integration

Zespół

Integration Specialist
Project Manager
UX/UI Designer
Web Developer

System rezerwacji sesji coachingowych zintegrowany z e-commerce i narzędziami online.

O projekcie

Solarska to pierwszy w Polsce Certyfikowany Coach Rozwodowy z 20-letnim doświadczeniem w biznesie. Jako dyplomowany coach i mediatorka pomaga ludziom przechodzącym przez rozwód, wierząc, że edukacja i świadomość są kluczem do radzenia sobie z tym wyzwaniem. Jej misja to przeprowadzanie rozmów, które pomagają uniknąć niepotrzebnych konfliktów i znaleźć rozwiązania najlepsze dla wszystkich stron.

Klient posiadał już stronę internetową na WordPress, która prezentowała ofertę i budowała wiarygodność marki. Jednak brakowało kluczowej funkcjonalności – systemu rezerwacji sesji coachingowych online, który umożliwiłby klientom samodzielne umawianie spotkań bez konieczności mailowania czy dzwonienia.

Naszym zadaniem było rozszerzenie istniejącej strony o kompleksowy system rezerwacji, który będzie płynnie zintegrowany z obecnym designem i funkcjonalnościami. System musiał obsługiwać definiowanie personelu (coach, współpracownicy), różne typy usług (sesje indywidualne, mediacje, warsztaty), wybór długości sesji, daty i godziny, automatyczną synchronizację z kalendarzem Google, integrację z Zoom dla sesji online, automatyczny mailing oraz płatności online.

Dodatkowo zaimplementowaliśmy moduł sprzedaży ebooków przez WooCommerce, żeby Solarska mogła oferować także produkty edukacyjne w formie cyfrowej.

Oczekiwania

Głównym celem projektu było rozszerzenie istniejącej strony WordPress o zaawansowany system rezerwacji sesji coachingowych, który zautomatyzuje proces umawiania spotkań i zintegruje wszystkie niezbędne narzędzia. Klient oczekiwał rozwiązania, które będzie:

1. **Zintegrowane z istniejącą stroną** – nowe funkcjonalności muszą być płynnie wkomponowane w obecny design i strukturę strony. Użytkownicy nie powinni zauważyć, że to osobny system – ma wyglądać jak naturalna część witryny.

2. Z zaawansowanym systemem rezerwacji– możliwość definiowania personelu (różni specjaliści), typów usług (sesje indywidualne, mediacje, warsztaty grupowe), długości sesji, dostępności czasowej i automatycznego zarządzania kalendarzem.

3. Zsynchronizowane z kalendarzem Google – rezerwacje muszą automatycznie trafiać do kalendarza Google, żeby coach miał pełen wgląd w harmonogram i unikał podwójnych rezerwacji.

4. Zintegrowane z Zoom – dla sesji online system ma automatycznie generować linki do spotkań Zoom i wysyłać je klientom w potwierdzeniu rezerwacji.

5. Z automatycznym mailingiem – klienci otrzymują potwierdzenie rezerwacji, przypomnienia przed sesją, linki Zoom i follow-up po spotkaniu – wszystko automatycznie.

6. Z płatnościami online – możliwość opłacenia sesji od razu przy rezerwacji lub później, integracja z bezpiecznymi bramkami płatności.

7. Z modułem sprzedaży ebooków – dodatkowo system e-commerce (WooCommerce) do sprzedaży produktów edukacyjnych w formie cyfrowej.

Jakie były problemy?

Przed rozszerzeniem strony o system rezerwacji Solarska borykała się z ręczną obsługą zapisów na sesje, co generowało niepotrzebne opóźnienia i mogło prowadzić do błędów. Zidentyfikowaliśmy kluczowe wyzwania:

Czasochłonna obsługa rezerwacji – klienci musieli dzwonić lub pisać maile, żeby umówić się na sesję. Solarska ręcznie sprawdzała dostępność w kalendarzu, potwierdzała termin, wysyłała linki Zoom i przypomnienia. To zabierało dużo czasu, który mogła poświęcić na pracę z klientami.
Ryzyko podwójnych rezerwacji – ręczne zarządzanie kalendarzem zwiększało ryzyko pomyłek i sytuacji, gdzie dwie osoby były umówione na ten sam czas.
Brak automatyzacji komunikacji – każde potwierdzenie, przypomnienie i follow-up wymagało ręcznego wysłania maila. To nie tylko czasochłonne, ale też łatwo o pominięcie kroku, co obniżało profesjonalizm obsługi.
Trudność w zarządzaniu różnymi typami usług – Solarska oferuje różne usługi (sesje indywidualne 60/90 min, mediacje 120 min, warsztaty grupowe). Ręczne zarządzanie tym bez systemu było skomplikowane.
Brak możliwości sprzedaży ebooków – strona nie miała systemu e-commerce, więc edukacyjne produkty cyfrowe nie mogły być sprzedawane bezpośrednio na stronie.

Jak wygladał proces projektowy?

Rozpoczęliśmy od szczegółowej analizy obecnej strony WordPress – jej struktury, designu, funkcjonalności i grup użytkowników. Zrozumieliśmy proces umawiania sesji coachingowych, różne typy usług oferowanych przez Solarską i flow komunikacji z klientami.

Zaprojektowaliśmy system rezerwacji, który uwzględnia wszystkie potrzeby: definiowanie personelu i ich dostępności, różne typy usług z różną długością, kalendarz dostępności, integrację z Google Calendar, Zoom, mailingiem i płatnościami. Kluczem było uproszczenie procesu dla użytkownika – rezerwacja w kilka kliknięć.

Wybraliśmy najlepsze narzędzia do realizacji projektu: WooCommerce jako podstawa e-commerce, zaawansowany plugin rezerwacyjny kompatybilny z WordPress, integracje API dla Google Calendar i Zoom, systemy płatności i automatyzacji mailingowej. Wszystko musiało działać razem bez konfliktów.

Zaimplementowaliśmy system rezerwacji i zintegrowaliśmy wszystkie komponenty: kalendarz Google (automatyczna synchronizacja), Zoom (generowanie linków), mailing (potwierdzenia, przypomnienia), płatności (bramki płatnicze). Dodaliśmy moduł WooCommerce do sprzedaży ebooków. Wszystko zblendowane wizualnie z istniejącą stroną.

Przeprowadziliśmy testy całego flow rezerwacji, integracji z zewnętrznymi systemami, automatyzacji mailingu i płatności. Przeszkoliliśmy Solarską z zarządzania systemem – dodawania usług, definiowania dostępności, obsługi rezerwacji i zamówień ebooków.

Rozwiązania

Aby zautomatyzować proces rezerwacji sesji coachingowych i dodać możliwość sprzedaży produktów cyfrowych, rozszerzyliśmy istniejącą stronę WordPress o kompleksowy system rezerwacji i e-commerce, płynnie zintegrowany z obecnym designem.

Płynna integracja z istniejącą stroną – nowe funkcjonalności wyglądają jak naturalna część witryny, nie oddzielny system.
Automatyzacja od początku do końca – od rezerwacji, przez potwierdzenia, linki Zoom, przypomnienia, aż po płatności – wszystko bez ręcznej pracy.
Wszystko co potrzebne – kalendarz Google, Zoom, mailing, płatności, e-commerce – kompletny ekosystem dla coacha.

Zaawansowany system rezerwacji sesji

Zaimplementowaliśmy kompleksowy system rezerwacji, który pozwala klientom samodzielnie wybierać typ usługi (sesje indywidualne 60/90 min, mediacje, warsztaty), sprawdzać dostępność w kalendarzu i rezerwować termin w kilka kliknięć. System uwzględnia definiowanie personelu (Solarska + ewentualni współpracownicy), ich dostępność czasową, różne długości sesji i automatyczne zarządzanie wolnymi terminami. Użytkownicy widzą tylko dostępne sloty, co eliminuje podwójne rezerwacje.
Synchronizacja z kalendarzem Google

Zintegrowaliśmy system z Google Calendar, dzięki czemu każda rezerwacja automatycznie trafia do kalendarza Solarskiej. Synchronizacja działa w obie strony – jeśli Solarska zablokuje czas w swoim kalendarzu (np. na prywatne sprawy), system automatycznie ukryje ten slot przed klientami rezerwującymi online. To eliminuje konflikty terminów i pozwala na pełną kontrolę nad harmonogramem.
Integracja z Zoom dla sesji online

System automatycznie generuje unikalne linki do spotkań Zoom dla każdej zarezerwowanej sesji online i wysyła je klientom w mailu potwierdzającym. Nie trzeba ręcznie tworzyć meetingów, kopiować linków ani martwić się, że klient nie otrzyma dostępu. Wszystko dzieje się automatycznie, a klient otrzymuje link z odpowiednim wyprzedzeniem przed sesją.
Automatyczny mailing i przypomnienia

Zaimplementowaliśmy system automatycznego mailingu, który wysyła klientom: potwierdzenie rezerwacji zaraz po dokonaniu (z wszystkimi szczegółami i linkiem Zoom), przypomnienie 24h przed sesją, follow-up po spotkaniu z podziękowaniem i ewentualnymi materiałami. Wszystko dostosowane do brandu Solarskiej i w pełni automatyczne. To znacznie podnosi profesjonalizm obsługi i redukuje no-shows.
Płatności online zintegrowane z rezerwacjami

Dodaliśmy możliwość płatności online bezpośrednio przy rezerwacji lub później (w zależności od ustawień). Integracja z bezpiecznymi bramkami płatniczymi pozwala klientom wygodnie opłacić sesję kartą, BLIK-iem lub przelewem. System automatycznie potwierdza płatność i aktualizuje status rezerwacji. To eliminuje konieczność ręcznego śledzenia płatności i przyspiesza przepływ finansowy.
Moduł sprzedaży ebooków przez WooCommerce

Rozszerzyliśmy stronę o funkcjonalność e-commerce (WooCommerce), która pozwala Solarskiej sprzedawać produkty edukacyjne w formie cyfrowej – ebooki, poradniki, materiały szkoleniowe. Klienci mogą kupić produkt, opłacić go online i natychmiast otrzymać link do pobrania. To otwiera nowy strumień przychodów i pozwala dotrzeć do osób, które nie są jeszcze gotowe na sesje, ale chcą samodzielnie pracować nad swoją sytuacją.
Seamless blending z istniejącą stroną

Wszystkie nowe funkcjonalności zostały zintegrowane z istniejącą stroną WordPress w sposób, który zachowuje spójność wizualną i funkcjonalną. System rezerwacji i sklep WooCommerce wyglądają jak naturalna część witryny, używają tych samych kolorów, typografii, elementów UI. Użytkownicy nie zauważają, że korzystają z dodatkowych modułów – dla nich to jedna, spójna platforma.

Efekty

Rozszerzenie strony Solarskiej o system rezerwacji i e-commerce znacząco usprawniło procesy biznesowe i poprawiło doświadczenie klientów.

Automatyzacja obsługi rezerwacji – system eliminuje ręczne umawianie sesji, sprawdzanie kalendarza, wysyłanie potwierdzeń i linków Zoom. Solarska oszczędza dziesiątki godzin miesięcznie, które może przeznaczyć na pracę z klientami.

Zero podwójnych rezerwacji – synchronizacja z Google Calendar i automatyczne zarządzanie dostępnością eliminuje ryzyko konfliktów terminów.

Profesjonalna obsługa klienta – automatyczne potwierdzenia, przypomnienia i follow-upy podnoszą standard obsługi i redukują no-shows. Klienci otrzymują wszystkie informacje na czas.

Nowy strumień przychodów – moduł sprzedaży ebooków otwiera możliwość generowania przychodów z produktów edukacyjnych, docierając do szerszej grupy odbiorców.

Płynna integracja – nowe funkcjonalności są naturalną częścią istniejącej strony, nie wymagają od użytkowników uczenia się nowego interfejsu.

Kompletny ekosystem – wszystko w jednym miejscu: rezerwacje, kalendarz, Zoom, mailing, płatności, e-commerce. Solarska ma pełną kontrolę nad swoim biznesem coachingowym.

Skalowalność – system pozwala na łatwe dodawanie nowych typów usług, współpracowników, produktów cyfrowych wraz z rozwojem biznesu.